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Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen

FAQ - Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen

Fragen

Technische Fragen zu als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen

Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren

Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren (Pilot)

Antworten

Technische Fragen zu als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen


Welche technischen Systeme kann ich nutzen?

Das EPA unterstützt die folgenden Technologien für Verbindungen bei als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen:

  • Microsoft Skype for Business (SfB) Clients und SfB Room Systems
  • Browserbasierte Onlinebesprechung über die Skype for Business Web App
  • SIP-/H.323-Videokonferenzsysteme

Zur Teilnahme an einer SfB-Videokonferenz ist keine spezielle Hardware erforderlich.

Das kostenlose SfB-Browser-Plugin ist ausreichend (s. technische Richtlinien).

Andere Systeme wie (Standard-)Skype oder Zoom können derzeit nicht genutzt werden.


Was sehe ich auf dem Bildschirm? Kann die Abteilung mich und den Anmelder gleichzeitig sehen, wenn wir an unterschiedlichen Orten sind? Kann mich der andere Beteiligte die ganze Zeit sehen?

Normalerweise sollten Sie alle Teilnehmer sehen können.

Zu Beginn der Videokonferenz sollten alle Kameras eingeschaltet werden, damit die Identität der Teilnehmer überprüft werden kann. Sie können die Kamera dann ausschaltenum die Anforderungen an die Bandbreite zu reduzieren, und sie zusammen mit dem Mikrofon wieder einschalten, wenn Ihnen der Vorsitzende das Wort erteilt.


Was soll ich tun, wenn die Tonqualität schlecht ist?

Um die Skype-Web-App nutzen zu können, sollten Sie über mindestens 2 Mbit/s freie Up- und Download-Bandbreite verfügen.


Wie können die Mitglieder der Abteilung von mir per E-Mail verschickte Unterlagen gleichzeitig erhalten, wenn sie sich an unterschiedlichen Orten befinden?

Zu Beginn der mündlichen Verhandlung erläutert der Vorsitzende, wie Unterlagen einzureichen sind, und gibt allen Beteiligten die zu verwendende E-Mail-Adresse bekannt. Das Mitglied der Abteilung, das die E-Mail erhält, leitet die E-Mail samt Anhang an die übrigen Mitglieder weiter. E-Mails, die von Externen an das EPA geschickt werden, müssen Filter passieren und gehen daher evtl. erst nach einigen Minuten ein, wenn sie Anhänge enthalten.


Kann ich bei Ermüdung eine Pause machen?

Wie bei mündlichen Verhandlungen mit physischer Anwesenheit sollten Sie den Vorsitzenden informieren, wenn Sie eine Pause benötigen.


Wie werden die Pausen organisiert?

Die Abteilung setzt die Videokonferenz auf Pause, wodurch die Verbindung automatisch stumm geschaltet wird. Nach der Pause nimmt die Abteilung die Verbindung wieder auf.


Wird das System in der Pause geschlossen, und müssen wir danach erneut eine Verbindung herstellen?

Nein, das System wird nicht geschlossen, aber die Teilnehmer können die Videokonferenz verlassen und danach erneut eine Verbindung herstellen.


Benötige ich eine besondere Ausrüstung für Videokonferenzen und was geschieht, wenn die Verbindung oder erneute Verbindung fehlschlägt?

Zur Teilnahme an einer SfB-Videokonferenz ist keine spezielle Hardware erforderlich. Das kostenlose SfB-Browser-Plugin ist ausreichend (s. technische Richtlinien). Achten Sie bei Kamera, Audiogerät und Monitor darauf, dass Sie hochwertige Geräte verwenden. Um die Skype-Web-App nutzen zu können, sollten Sie über mindestens 2 Mbit/s freie Up- und Download-Bandbreite verfügen.

Vor der mündlichen Verhandlung werden die Anmelder gebeten, eine Telefonnummer anzugeben, die während der Videokonferenz und bei technischen Problemen verwendet werden kann.

Zu Beginn der mündlichen Verhandlung kann der Vorsitzende auch eine Telefonnummer angeben, unter der die Abteilung kontaktiert werden kann.

Wenn die (erneute) Verbindung fehlschlägt, kontaktiert die Abteilung den betreffenden Beteiligten telefonisch. Alternativ kann der Beteiligte der Abteilung eine E-Mail senden oder sie anrufen. Technische Unterstützung steht zur Verfügung.

Wo technische Probleme ungeachtet der Bemühungen der Teilnehmer die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz verhindern, ergeht eine neue Ladung zur mündlichen Verhandlung. In der Regel wird die erneute mündliche Verhandlung als Videokonferenz durchgeführt, sofern nicht schwerwiegende Gründe dagegen sprechen (s. Punkt 10 der Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 1. April 2020 über die Durchführung von mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz).


Kann ich mein Mikrofon die ganze Zeit an lassen? Wenn ich es wieder anschalte, kommt es oft zu einer Verzögerung.

Der Vorsitzende entscheidet, wie die mündliche Verhandlung durchgeführt wird, aber zur Vermeidung von Hintergrundgeräuschen sollten die Mikrofone aller Teilnehmer außer dem Vorsitzenden in der Regel ausgeschaltet sein.

Die Beteiligten und Mitglieder der Abteilung außer dem Vorsitzenden schalten ihre Mikrofone/Kameras an, wenn ihnen der Vorsitzende das Wort erteilt. Dabei werden Verzögerungen bei der Aktivierung der Mikrofone berücksichtigt.


Kann ich die Räumlichkeiten meines nationalen Patentamts für eine Videokonferenz nutzen?

Wenden Sie sich bitte direkt an Ihr nationales Amt. Beachten Sie jedoch, dass Sie zur Teilnahme an einer Videokonferenz keine spezielle Hardware benötigen.


Welche Alternativen gibt es, wenn die verfügbare Internetverbindung nicht geeignet ist?

Kann eine Videokonferenz mangels geeigneter Internetverbindung an einem bestimmten Ort nicht durchgeführt werden, können Sie an einen Ort reisen, an dem eine geeignete Internetverbindung verfügbar ist. Fall dies nicht möglich ist, muss die Verhandlung mit physischer Anwesenheit durchgeführt werden. Wir empfehlen Ihnen dringend, Ihre Internetverbindung vor dem Termin der mündlichen Verhandlung zu testen.


Welche Anforderungen gelten für die Unterzeichnung von Unterlagen, die während einer Videokonferenz per E-Mail eingereicht werden?

Siehe Artikel 2 des Beschlusses des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 über die Einreichung von Unterlagen bei telefonischen Rücksprachen und als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen.


Welche Formate werden für E-Mail-Anhänge akzeptiert (nur PDF oder andere Formate wie Fotos von einem Smartphone)?

Siehe Artikel 4 des Beschlusses des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 über die Einreichung von Unterlagen bei telefonischen Rücksprachen und als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen.


Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen im Prüfungsverfahren


Kann der Anmelder und/oder die Prüfungsabteilung "ernsthafte Gründe" anführen, die gegen die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz sprechen?

Ja. Wenn ernsthafte Gründe gegen eine Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz sprechen, können diese von der Prüfungsabteilung oder vom Anmelder vorgebracht werden. Diese Gründe müssen voraussichtlich am Tag der mündlichen Verhandlung weiter bestehen.


Kann ich die Umwandlung einer konventionellen mündlichen Verhandlung in eine Videokonferenz beantragen?

Ja. Die mündliche Verhandlung wird von einer konventionellen Verhandlung in eine Videokonferenz umgewandelt, sofern die Prüfungsabteilung keine ernsthaften Gründe findet, die dagegen sprechen.


Welche Rechtsgrundlage gibt es für die Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz?

In Artikel 116 (1) EPÜ sind Ort und Form der mündlichen Verhandlung nicht erwähnt. Er setzt somit nicht voraus, dass die mündliche Verhandlung in physischer Anwesenheit des Anmelders vor der Abteilung stattfindet. Vielmehr muss die Form der mündlichen Verhandlung sicherstellen, dass Anmelder ihre Argumente mündlich vorbringen können und die Abteilung dem Anmelder die Gründe und Beweismittel mitteilen kann, auf die sie ihre Entscheidung zu stützen gedenkt. Diese Erfordernisse sind bei als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlungen erfüllt, weil Abteilung und Anmelder gleichzeitig miteinander kommunizieren können (T 2068/14, Nr. 1.2.3 der Gründe)

Für Ausnahmefälle, in denen die Rechte eines Anmelders nach den Artikeln 113 (1) und 116 EPÜ durch die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz möglicherweise verletzt werden (z. B. wenn ein Anmelder oder Vertreter eine Hörbehinderung hat, die eine Teilnahme an der Videokonferenz unmöglich macht), sieht die Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 1. April 2020 über die Durchführung von mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz vor, dass die mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattfindet.


Ist eine Rechtsgrundlage im EPÜ erforderlich, um eine mündliche Verhandlung als Videokonferenz ohne die Zustimmung des Anmelders oder entgegen seinem Antrag durchzuführen?

Die Durchführung einer mündlichen Verhandlung als Videokonferenz ist weder nach Artikel 116 EPÜ noch durch eine andere Bestimmung des EPÜ ausgeschlossen. Vielmehr liegt - wie bei anderen administrativen Maßnahmen betreffend mündliche Verhandlungen wie die Bestimmung des Orts (T 1012/03, Nr. 49 der Gründe) - die Form der Durchführung der mündlichen Verhandlung in der Verwaltungskompetenz des Präsidenten des EPA nach Artikel 10 (2) a) EPÜ. Diese Kompetenz des Präsidenten schließt ausdrücklich Maßnahmen ein, die die Verfahrensrechte der Anmelder betreffen, wie etwa die Entscheidung, dass das Recht auf mündliche Verhandlung mittels einer Videokonferenz auszuüben ist. Artikel 10 (2) a) EPÜ in Verbindung mit der Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 1. April 2020 über die Durchführung von mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz bieten folglich eine ausreichende Rechtsgrundlage, um eine standardmäßige Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz einzuführen.


Soll in Routineanträgen auf mündliche Verhandlung angegeben werden, dass der Beteiligte dennoch physisch an der mündlichen Verhandlung teilnehmen möchte?

Hat ein Anmelder ernsthafte Gründe, die voraussichtlich am Tag der mündlichen Verhandlung weiter bestehen, für eine konventionelle Durchführung der mündlichen Verhandlung, so sollte er so früh wie möglich einen entsprechenden Antrag stellen. Kann dem Antrag nicht stattgegeben werden, so teilt die Abteilung den Beteiligten mit, dass die mündliche Verhandlung als Videokonferenz durchgeführt wird, und begründet kurz, warum dem Antrag nicht stattgegeben werden kann. Eine beschwerdefähige Entscheidung ergeht nicht.


Wann ist ein Antrag auf Durchführung der mündlichen Verhandlung mit physischer Anwesenheit zu stellen?

Ein Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA sollte so früh wie möglich gestellt werden, vorzugsweise zusammen mit dem Antrag auf mündliche Verhandlung. Ob einem Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben wird, liegt im Ermessen der zuständigen Abteilung. Geht der Antrag nach der Ladung zur mündlichen Verhandlung ein und kann ihm nicht stattgegeben werden, so teilt die Abteilung dem Anmelder mit, dass die mündliche Verhandlung wie in der in der Ladung angegeben als Videokonferenz stattfindet, und begründet kurz, warum dem Antrag nicht stattgegeben werden kann. Geht der Antrag ein, bevor die Ladung ergangen ist, wird die Begründung der Ablehnung in der Anlage zur Ladung angegeben. In beiden Fällen ergeht keine beschwerdefähige Entscheidung. Geht ein Antrag auf mündliche Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA ein, nachdem die Ladung zur mündlichen Verhandlung als Videokonferenz ergangen ist, und wird dem Antrag stattgegeben, so wird dem Anmelder mitgeteilt, dass die mündliche Verhandlung wie beantragt in den Räumlichkeiten des EPA durchgeführt wird. Der Termin der mündlichen Verhandlung bleibt unverändert.


Was passiert, wenn ein Anmelder die technischen Anforderungen nicht erfüllt oder die erforderliche Software nicht installieren kann?

Pauschale Einwände gegen die Zuverlässigkeit der Videokonferenztechnologie oder die Nichtverfügbarkeit einer Videokonferenzanlage gelten in der Regel nicht als ernsthafte Gründe für eine Durchführung der mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA. Ebenso wenig stellt es einen ernsthaften Grund dar, dass schriftliche Beweismittel berücksichtigt werden müssen. Wenn ein Beteiligter die technischen Anforderungen für die Teilnahme an einer Videokonferenz mit dem EPA wirklich nicht erfüllen kann, sollte er so früh wie möglich einen Antrag auf Durchführung der mündlichen Verhandlung ausnahmsweise in den Räumlichkeiten des EPA stellen und diesen ausführlich begründen. Ob einem Antrag auf Durchführung einer mündlichen Verhandlung in den Räumlichkeiten des EPA stattgegeben wird, liegt im Ermessen der zuständigen Abteilung.


Als Videokonferenz durchgeführte mündliche Verhandlungen im Einspruchsverfahren (Pilot)


Wie kann ich sicher sein, dass der andere Beteiligte der Verhandlung zuhört?

Der andere Beteiligte muss nicht zuhören, wenn er das nicht möchte. Wichtig ist sicherzustellen, dass der andere Beteiligte die Gelegenheit zum Zuhören hatte.


Kann die Öffentlichkeit daran gehindert werden, das Verfahren zu unterbrechen oder zu stören?

Im Rahmen des Pilotprojekts werden die technischen Möglichkeiten ausgelotet, um sicherzustellen, dass die Öffentlichkeit das Verfahren nicht stören kann. Wie bei einer Verhandlung mit physischer Anwesenheit ist es Aufgabe des Vorsitzenden, für einen ordnungsgemäßen Ablauf der mündlichen Verhandlung zu sorgen.


Was passiert, wenn der andere Beteiligte Unterlagen einreicht und ich sie nicht erhalte?

Die Abteilung leitet sämtliche Unterlagen an alle Beteiligten weiter. Der Vorsitzende stellt sicher, dass alle Beteiligten im Besitz der aktuellen Version der Unterlagen sind.


Was passiert, wenn der andere Beteiligte absichtlich die Verbindung unterbricht?

Die Abteilung kontaktiert den Beteiligten, der die Videokonferenz verlassen hat, und versucht eine erneute Verbindung. Falls eine erneute Verbindung aufgrund technischer Probleme bei dem Beteiligten nicht möglich ist, werden den anderen Beteiligten die Gründe für die technische Störung mitgeteilt. Solche Szenarien werden fallweise behandelt.

Was kann ich tun, wenn ich der Meinung bin, dass die Abteilung meine Argumente nicht angehört hat oder nicht anhören konnte?

Wie bei einer Verhandlung mit physischer Anwesenheit sollten Sie die Abteilung darauf hinweisen.


Wie kann die Öffentlichkeit an einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung teilnehmen?

Die Öffentlichkeit kann die mündliche Verhandlung entweder von einem Saal in den Räumlichkeiten des EPA verfolgen, in den die mündliche Verhandlung übertragen wird, oder beim EPA die Verbindungsdaten beantragen, um an der Videokonferenz teilzunehmen.


Sollte die Durchführung von mündlichen Verhandlungen im Einspruchsverfahren als Videokonferenz nicht in einer Demo-Umgebung getestet werden, bevor eine Entscheidung über das weitere Vorgehen getroffen wird?

Es wurde eine Testumgebung eingerichtet. Siehe hierzu die aktualisierten Informationen zu mündlichen Verhandlungen und die technischen Richtlinien auf der EPA-Website.


Wie wird sich die Durchführung von mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz langfristig auswirken? Sollten diese Auswirkungen nicht zunächst geprüft werden?

Wir führen zunächst ein Pilotprojekt durch, um zu testen, wie gut das Konzept funktioniert. Am Ende des Pilotprojekts wird eine gründliche Bewertung der Ergebnisse durchgeführt. Das Pilotprojekt wird genau überwacht, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Gelegenheit haben, sich zu äußern, wie dies derzeit bei mündlichen Verhandlungen mit physischer Anwesenheit der Fall ist.


Wie können wir feststellen, dass sich die Teilnehmer der Videokonferenz auch wirklich in einem der Mitgliedstaaten befinden?

Im EPÜ wird nicht verlangt, dass sich der Anmelder oder die Verfahrensbeteiligten physisch in einem der Mitgliedsaaten befinden, um an einer als Videokonferenz durchgeführten mündlichen Verhandlung teilzunehmen.


Erlauben die Tools die Möglichkeit, dass mehrere Vertreter oder technische Sachverständige an der Verhandlung teilnehmen?

Ja.


Wird das EPA ein System implementieren, das den Beteiligten (technisch und verfahrenstechnisch) erlaubt, während der Pausen vertrauliche Beratungen zu führen?

Wenn Einzelpersonen, die zu einem Beteiligten gehören, von unterschiedlichen Orten aus teilnehmen, sollten sie vorher Mittel für vertrauliche Beratungen vereinbaren.


Welche Maßnahmen gibt es, um Probleme bei Einreichungen zu lösen?

Siehe den Beschluss des Präsidenten des EPA vom 13. Mai 2020 über die Einreichung von Unterlagen bei telefonischen Rücksprachen und als Videokonferenz durchgeführten Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen.


Wie werden in dem Pilotprojekt Aspekte wie mehrere Einsprechende, Verdolmetschung und Beweisaufnahme getestet?

Das Pilotprojekt beginnt mit einfachen Fällen und wird dann im Lauf des Jahres auch komplexere Szenarien abdecken. Zu Beginn des Pilotprojekts werden mündliche Verhandlungen nicht als Videokonferenz durchgeführt, wenn es sich um Fälle mit mehreren Einsprechenden, Verdolmetschung oder Beweisaufnahme handelt.


Wie wird verhindert, dass Mitglieder der Öffentlichkeit die mündliche Verhandlung aufzeichnen?

Generell dürfen zu einer mündlichen Verhandlung nach Artikel 116 EPÜ nur Amtsangehörige Tonaufzeichnungsgeräte in den Sitzungssaal mitnehmen, siehe Mitteilung der Vizepräsidenten Generaldirektionen 2 und 3 vom 25. Februar 1986, ABl. EPA 1986, 63. Dasselbe gilt für Videoaufzeichnungen, siehe Punkt 8 der Mitteilung des EPA vom 1. April 2020 über die Durchführung von mündlichen Verhandlungen und Rücksprachen als Videokonferenz, wonach keine Bild- und Tonaufzeichnungen angefertigt oder weiterübertragen werden dürfen. Es wird erwartet, dass die Beteiligten und die Öffentlichkeit diese Vorschriften befolgen. Das Verbot impliziert, dass es keinen rechtmäßigen Weg zur Aufzeichnung der mündlichen Verhandlung gibt und etwaige Aufzeichnungen daher nicht verwendet werden können.


Ist für die Durchführung der mündlichen Verhandlung als Videokonferenz die Zustimmung aller Beteiligten erforderlich?

Ja. In das Pilotprojekt werden nur Fälle aufgenommen, in denen alle Beteiligten der Durchführung als Videokonferenz zugestimmt haben.