Communiqué de lʹOffice européen des brevets, en date du 19 août 2021, concernant le projet pilote relatif à lʹespace utilisateurs
I. Introduction
1. Dans le cadre de son Plan stratégique 2023, lʹOEB met en œuvre une transformation numérique qui offrira de nouveaux outils en ligne permettant de mieux répondre aux besoins des utilisateurs. En particulier, au titre de lʹinitiative-clé 3 "Développer un nouvel engagement en ligne des utilisateurs" de lʹobjectif 2, lʹOEB met au point un espace utilisateurs basé sur Internet, à savoir un portail sécurisé réservé aux utilisateurs inscrits qui centralise plusieurs services en ligne. Celui-ci vise à améliorer lʹéchange d'informations numériques, à simplifier les procédures et à permettre une interaction plus directe avec lʹOEB.
2. Lʹespace utilisateurs offrira un point dʹaccès unique au portefeuille de demandes de brevet dʹun utilisateur et aux notifications électroniques dans les procédures de lʹOEB (Mailbox), de même quʹune approche moderne et simplifiée pour déposer des documents au titre des procédures. Son interface sera plus conviviale, plus intuitive et accessible à tous types dʹutilisateurs. Certaines fonctionnalités seront ajoutées progressivement.
3. Compte tenu de ces objectifs, lʹOEB sʹapprête à lancer un projet pilote afin de recueillir les observations des utilisateurs, qui lui permettront d'affiner les services de lʹespace utilisateurs avant leur introduction générale. Voir aussi la Décision du Vice-Président en charge de la Direction générale Questions juridiques et affaires internationales (Direction générale 5) de lʹOffice européen des brevets, en date du 19 août 20212021, concernant le projet pilote relatif à lʹespace utilisateurs (JO OEB 2021, A64).
4. Les services de lʹespace utilisateurs sont appelés à remplacer le service My Files et à devenir lʹunique point dʹaccès à la Mailbox. Les utilisateurs seront informés suffisamment à lʹavance pour se préparer à ces changements.
5. Le présent communiqué fournit des informations complémentaires sur le projet pilote relatif à lʹespace utilisateurs.
II. Services inclus dans le projet pilote
Signification par voie électronique
6. La quasi-totalité de la correspondance de lʹOEB dans la procédure européenne peut déjà être signifiée par voie électronique. Lʹaccès à la Mailbox fourni dans lʹespace utilisateurs intégrera et améliorera les fonctionnalités de lʹaccès actuel à la Mailbox. Les participants au projet pilote pourront accéder à la Mailbox via lʹespace utilisateurs ou suivant la méthode actuelle. La signification par voie électronique au moyen de la Mailbox couvrira donc les mêmes décisions, citations, communications et notifications, indépendamment du mode dʹaccès à la Mailbox. Une liste des notifications signifiées par voie électronique au moyen de la Mailbox figure sur le site Internet de lʹOEB.[ 1 ]
Visualisation du portefeuille de demandes
7. La visualisation du portefeuille de demandes intégrera les fonctionnalités du service My Files actuel et offrira des améliorations, telles quʹun aspect moderne ainsi qu'une expérience et une interface utilisateurs plus simples. Le portefeuille donnera une vue dʹensemble des demandes de brevet et des brevets délivrés pour lesquels le mandataire agréé européen qui accède au service est désigné, et permettra de consulter les dossiers relatifs à ces demandes et à ces brevets, indépendamment du stade de la procédure devant lʹOEB.
8. Lorsquʹils visualisent le contenu du dossier électronique, les participants au projet pilote pourront voir les documents dans le format de données initial dans lequel ils ont été déposés. Cela signifie, par exemple, que si ces documents contiennent des parties en couleurs dans leur format de données initial, ces parties seront affichées en couleurs dans lʹespace utilisateurs. Des fonctionnalités pourront être ajoutées au fur et à mesure de lʹavancement du projet pilote. Dans un premier temps, la visualisation du portefeuille de demandes sera réservée aux mandataires agréés européens. Dʹautres catégories dʹutilisateurs pourront être ajoutées au cours du projet pilote. À lʹavenir, les mandataires internationaux et les demandeurs pourraient, eux aussi, travailler dans l'espace utilisateurs.
Dépôt électronique
9. Les participants au projet pilote pourront accomplir des actes de procédure dans le délai prescrit en réponse à une notification de lʹOEB ("tâches"), présenter des requêtes d'ordre procédural qui ne sont pas soumises à un délai et qui ne constituent pas une réponse à une notification de lʹOEB ("actions"), et déposer des documents qui accompagnent ces tâches et actions. Dans un premier temps, les participants au projet pilote pourront uniquement répondre à la notification concernant lʹintention de délivrer un brevet (règle 71(3) CBE). Des actions et des tâches supplémentaires pourront être ajoutées au fur et à mesure de lʹavancement du projet pilote. Elles seront annoncées dans une rubrique dédiée du site Internet de lʹOEB[ 2 ] et communiquées aux participants au projet pilote avant leur ajout.
10. À la différence d'autres outils de dépôt de lʹOEB, le service de dépôt électronique disponible dans lʹespace utilisateurs ne sera pas basé sur des formulaires ni sur des documents. Il permettra une interaction axée sur le contenu et gérée par un flux de travail électronique. Cette nouvelle approche simplifiera lʹaccomplissement des actes de procédure pour les participants, tout en réduisant le risque dʹerreur. Elle permettra également à lʹOEB de recueillir et de traiter sous forme de données structurées tous les documents déposés. Des informations procédurales guideront les utilisateurs dans le processus de dépôt.
11. Le service de dépôt électronique est un service complémentaire proposé aux participants au projet pilote. Les autres outils de dépôt électronique resteront à la disposition de tous les utilisateurs.
12. Les notifications de lʹOEB auxquelles il doit être répondu dans un délai prescrit seront à la fois signifiées via la Mailbox et affichées dans un menu de lʹespace utilisateurs contenant les tâches à accomplir par le participant au projet pilote. La date limite pour accomplir une tâche particulière sera indiquée. Cette date tiendra compte de la règle des dix jours prévue à la règle 126(2) CBE et des jours de fermeture des bureaux de réception de lʹOEB au titre de la règle 134(1) CBE.
13. Dans le cas exceptionnel où une tâche nʹapparaît pas dans le menu des tâches mais où la notification correspondante de lʹOEB a été signifiée valablement via la Mailbox, les participants au projet pilote doivent produire leur réponse à lʹaide de lʹun des moyens existants de dépôt pour éviter toute perte de droits. En outre, tout dépôt complémentaire ultérieur qui doit être effectué pendant le délai pour un acte de procédure – par exemple des corrections relatives aux modifications soumises en réponse à la notification prévue à la règle 71(3) CBE – devra également se faire à lʹaide d'autres moyens pendant le projet pilote.
14. Une tâche sera automatiquement retirée du menu des tâches une fois qu'elle a été accomplie ou – si la tâche nʹest pas accomplie à la date indiquée (cʹest-à-dire dans le délai prescrit) – une fois qu'une constatation de la perte dʹun droit a été émise au titre de la règle 112(1) CBE. Voir aussi le point 17 ci-dessous.
15. Lorsquʹils accomplissent des tâches ou des actions, les participants au projet pilote pourront charger des documents d'accompagnement sous forme de pièces jointes – par exemple des motifs à lʹappui d'une requête ou des modifications des pièces de la demande. Seuls les formats PDF, DOCX et TIFF sont autorisés pour ces pièces jointes.
16. Au cours de la dernière étape du processus de dépôt, les participants au projet pilote seront invités à confirmer le dépôt sur la base d'un document généré automatiquement qui reproduit intégralement le dépôt électronique (cʹest-à-dire la requête ou la réponse à une notification de lʹOEB avec les éventuels documents qui lʹaccompagnent). Lors de la confirmation du dépôt, ce document sera immédiatement versé au dossier de la demande de brevet ou du brevet en question et sera ouvert à lʹinspection publique conformément à l'article 128 CBE.
17. En ce qui concerne la réponse apportée dans lʹespace utilisateurs à la notification relative à lʹintention de délivrer un brevet, les participants au projet pilote pourront accomplir tous les actes, présenter toutes les requêtes et réagir à toutes les notifications de suivi qui sont directement liés à cette réponse. Ils pourront, par exemple, produire une traduction des revendications, déposer des modifications du texte proposé pour la délivrance, ou requérir la correction ou la mise à jour des données bibliographiques de la demande. Sʹils nʹobservent pas le délai de réponse de quatre mois, ils pourront présenter une requête en poursuite de la procédure ou une requête en décision au titre de la règle 112(2) CBE jusqu'à lʹenvoi de la constatation correspondante de la perte dʹun droit au titre de la règle 112(1) CBE. Une fois que cette constatation a été émise et signifiée via la Mailbox, toute requête en poursuite de la procédure ou en décision doit être présentée à lʹaide dʹautres moyens de dépôt (voir aussi les points 13 et 14 ci-dessus).
18. Les autres tâches susceptibles dʹêtre ajoutées au fur et à mesure de lʹavancement du projet pilote comprennent la réponse au rapport de recherche européenne élargi (règle 70bis CBE), la réponse à une notification au stade de lʹexamen au titre de lʹarticle 94(3) CBE, et la production de documents en vue de la préparation de la procédure orale au stade de lʹexamen (règle 116 CBE). Les actions susceptibles dʹêtre ajoutées comprennent la requête en correction ou en mise à jour des données bibliographiques dʹune demande, la requête en inscription d'un transfert de droits (règle 22 CBE) et la déclaration de retrait de la procédure en tant que mandataire.
19. Pendant la durée du projet pilote, les taxes peuvent être acquittées via lʹun des outils en ligne existants (paiement centralisé des taxes, dépôt en ligne ou paiement des taxes en ligne). Lorsquʹun acte de procédure nécessite dʹacquitter une taxe, les participants au projet pilote en seront informés. En guise de solution intermédiaire, et afin de faciliter le paiement, un lien vers le paiement centralisé des taxes sera affiché après la confirmation de la transmission. Le paiement centralisé des taxes est présenté dans le Communiqué de lʹOffice européen des brevets, en date du 13 juillet 2021, concernant le paiement centralisé des taxes (JO OEB 2021, A61).
III. Exigences formelles et techniques
20. Lʹespace utilisateurs a été conçu pour être aussi intuitif que possible en incluant une aide et des informations contextuelles. Le site Internet de lʹOEB fournira de plus amples informations sur les exigences formelles et techniques à remplir lors du recours aux services de lʹespace utilisateurs.
IV. Autres services de lʹOEB
21. Les participants au projet pilote pourront continuer dʹutiliser My Files et dʹaccéder à la Mailbox selon la manière habituelle après le lancement du projet pilote. Le projet pilote est sans incidence sur les autres services de dépôt en ligne de lʹOEB.
V. Durée du projet pilote et prochaines étapes
22. Le projet pilote débutera le 2 novembre 2021 et devrait durer au moins six mois. Sa portée pourra être modifiée ou limitée à tout moment. LʹOEB exploitera les commentaires des participants au projet pilote pour affiner les services proposés dans lʹespace utilisateurs. Toute modification du projet pilote apportée conformément à lʹarticle 9 de la Décision du Vice-Président en charge de la Direction générale Questions juridiques et affaires internationales (Direction générale 5) de lʹOffice européen des brevets, en date du 19 août 2021, concernant le projet pilote relatif à lʹespace utilisateurs (JO OEB 2021, A64) sera annoncée sur le site Internet de lʹOEB.[ 3 ]