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Informations juridiques

Journal officiel juillet 2020

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Citation: OJ EPO 2020, A90
Online publication date: 31.7.2020

Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 23 juin 2020, concernant le projet pilote sur la signification par courrier électronique au cours de la procédure d'examen prévu par la Décision du Vice-Président en charge de la Direction générale Questions juridiques et affaires internationales (Direction générale 5) de l'Office européen des brevets en date du 23 juin 2020

Depuis 2012, l'OEB permet progressivement aux utilisateurs de produire des documents par courrier électronique dans certains cas bien définis.[ 1 ] Compte tenu de la nécessité de communiquer de manière plus efficace avec les demandeurs au cours de la période qui précède directement la procédure orale, qui constitue un stade décisif de la procédure de délivrance, ainsi que de la nécessité de réduire la consommation de papier, l'OEB a décidé de lancer un projet pilote permettant aux divisions d'examen d'utiliser le courrier électronique aux fins de signifier d'importantes informations relatives aux procédures orales (voir la Décision du Vice-Président en charge de la Direction générale Questions juridiques et affaires internationales (Direction générale 5) de l'Office européen des brevets en date du 23 juin 2020). Ce projet pilote vise principalement à évaluer si le courrier électronique peut être utilisé de manière adéquate et fiable, en lieu et place de la télécopie, dans les cas concernés.

Le présent communiqué fournit des informations complémentaires sur le projet pilote.

1. Portée du projet pilote

Le projet pilote sera limité aux notifications et autres communications ne faisant pas courir de délai. Ces notifications ou communications sont généralement émises pour informer les demandeurs d'une décision de maintien, de report ou d'annulation d'une procédure orale prise par la division d'examen, ainsi que des motifs d'une telle décision (formulaire 2008A et, le cas échéant, formulaire 2906) ou encore de l'évaluation préliminaire, par la division d'examen, de tout document reçu jusqu'à la date fixée conformément à la règle 116(1) CBE.

Les demandeurs pourront également répondre par courrier électronique à de telles notifications et communications, sous réserve de certaines conditions (voir point 3 du présent communiqué).

2. Cadre de la signification par courrier électronique

Le demandeur doit accepter de recevoir des notifications ou communications par courrier électronique pour que ces documents soient signifiés sous cette forme. Par conséquent, les divisions d'examen qui participent au projet pilote inviteront les demandeurs à donner leur accord, soit dans l'annexe à la citation à une procédure orale, soit dans une communication distincte.

Pour accepter de participer au projet pilote et, partant, de recevoir des documents par courrier électronique, les demandeurs doivent simplement communiquer à l'OEB une adresse électronique à laquelle ils souhaitent que les notifications et communications couvertes par le projet pilote soient envoyées (ci-après dénommée "l'adresse électronique principale"). Cette adresse électronique principale doit être communiquée avant la date jusqu'à laquelle des documents peuvent être produits, telle que fixée conformément à la règle 116(1) CBE. L'OEB ne peut pas garantir le traitement en temps utile d'une adresse électronique communiquée après cette date. Outre l'adresse électronique principale, les demandeurs peuvent également communiquer une seconde adresse électronique (par exemple celle de l'employé ou du mandataire chargé de la demande) à laquelle l'OEB fera suivre, dans le même temps et à titre de service, une copie de toute notification ou communication envoyée.

Toute notification ou communication signifiée par courrier électronique sera envoyée depuis un compte central de courrier électronique (ci-après dénommé "le compte central de courrier électronique") administré par la direction participante à laquelle la division d'examen est rattachée, et ce sous forme de pièce jointe au format PDF. Si des documents ont été produits conformément à la règle 116 CBE, et que la division d'examen estime qu'il y a lieu d'informer le demandeur, avant la procédure orale, de son évaluation préliminaire concernant ces documents, y compris, le cas échéant, de nouveaux éléments pertinents de l'état de la technique, elle joindra une copie des documents correspondants au courrier électronique au format PDF.

Avant d'envoyer des notifications ou communications par courrier électronique dans le cadre du projet pilote, l'OEB vérifiera que l'adresse électronique principale communiquée par le demandeur fonctionne correctement.

Les demandeurs seront tenus d'accuser rapidement réception de toute notification ou communication signifiée par la division d'examen par courrier électronique, en répondant à ce courrier électronique afin d'en confirmer la réception. La fonction "demander un accusé de réception" proposée par la plupart des applications de courrier électronique n'est pas jugée fiable, de nombreuses organisations destinataires n'autorisant pas l'envoi d'accusés de réception. Si aucun accusé de réception n'est reçu dans les 24 heures suivant la transmission du courrier électronique, la division d'examen contactera le demandeur. Aucun mécanisme ne sera mis en place pour contrôler la réception à la seconde adresse électronique.

La transmission par courrier électronique de toute notification ou autre communication couverte par le projet pilote équivaudra à la signification par des moyens de communication électronique visée à la règle 127 CBE. Aucune copie papier ne sera signifiée parallèlement. Aux fins du règlement d'une contestation au sens de la règle 127(2), deuxième partie CBE, le contenu intégral du courrier électronique, y compris l'adresse électronique principale, sera versé au dossier et ouvert à l'inspection publique.

3. Conditions applicables aux documents produits par courrier électronique par les demandeurs

Les documents produits par courrier électronique en réponse à toute notification ou autre communication signifiée par la division d'examen par courrier électronique n'auront d'effet juridique que s'ils sont envoyés au compte central de courrier électronique.

L'OEB émettra rapidement par courrier électronique un accusé de réception. Si les demandeurs ne reçoivent pas d'accusé de réception dans un délai d'un jour ouvrable ou s'ils constatent que les documents qu'ils ont produits par courrier électronique n'ont pas été chargés dans la partie publique du dossier, ils peuvent contacter le Service clientèle de l'OEB, via le formulaire en ligne prévu sur le site Internet de l'OEB, pour vérifier si l'OEB a reçu leur courrier électronique.

Les exigences concernant la signature et le format des documents produits par courrier électronique, énoncées dans la Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020, relative au dépôt de documents au cours d'entretiens téléphoniques et lors d'entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence (voir JO OEB 2020, A71), s'appliquent par analogie. En particulier, lorsqu'une pièce jointe est illisible ou incomplète, l'OEB invitera rapidement le demandeur par courrier électronique à remédier à cette irrégularité.

L'OEB veillera à ce que ses filtres anti-spams et anti-programmes malveillants ne bloquent les courriers électroniques provenant des adresses indiquées par le demandeur que si ces derniers sont infectés par un virus informatique ou qu'ils contiennent un autre programme malveillant.

Les échanges par courrier électronique couverts par la portée du projet pilote seront versés en l'état au dossier et ouverts à l'inspection publique.

4. Durée du projet pilote et prochaines étapes

Le projet pilote sera mené pendant un an à partir du 1er septembre 2020. Sa portée pourra être modifiée ou limitée à tout moment pendant cette période. Le projet pilote pourra également être prolongé ou interrompu. À la fin de la phase pilote, l'OEB évaluera l'expérience acquise afin de déterminer si la signification par courrier électronique devrait être pleinement mise en œuvre et quelles en seraient alors les modalités.

 

 

[ 1 ] Cf. Communiqué, en date du 12 septembre 2000, relatif à l'échange de correspondance avec l'Office par courrier électronique (JO OEB 2000, 458) et Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 20 avril 2012, relative au dépôt de documents par courrier électronique lors d'entretiens et de procédures orales organisés sous forme de visioconférence (JO OEB 2012, 348), remplacée ultérieurement par la Décision du Président de l'Office européen des brevets, en date du 13 mai 2020, relative au dépôt de documents au cours d'entretiens téléphoniques et lors d'entrevues et de procédures orales organisées sous forme de visioconférence (JO OEB 2020, A71).

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