Informations concernant la liste des mandataires agréés près l'OEB

La division juridique de l'OEB (Dir. 5.2.3) est seule compétente pour les inscriptions et radiations de la liste des mandataires agréés près l'OEB (cf. Décision du Président de l'OEB, en date du 21 novembre 2013, relative à la compétence de la division juridique, JO OEB 2013, 600). La division juridique rappelle qu'il est dans l'intérêt de toutes les parties que la liste soit en permanence à jour.

I. Inscription sur la liste

Conformément à l'article 134(2) CBE, toute personne physique qui

a) possède la nationalité d'un Etat contractant,
b) a son domicile professionnel ou le lieu de son emploi dans un Etat contractant et
c) a satisfait aux épreuves de l'examen européen de qualification,

peut être inscrite sur la liste des mandataires agréés.

Les avocats habilités à agir en qualité de mandataires près l'OEB ne sont pas inscrits sur la liste des mandataires agréés (cf. décision J 18/99 en date du 1^er octobre 2002, point 5.2 des motifs).

Conformément à l'article 134(7) CBE, le Vice-Président de la Direction Générale 5 peut consentir à une dérogation à l'exigence prévue à l'article 134(2) a) CBE (cf. Décision du Président de l'OEB en date du 1^er décembre 2011 déléguant ses pouvoirs de décision sur les requêtes en dérogation aux exigences d'inscription sur la liste des mandataires agréés, JO OEB 2012, 13).

En ce qui concerne l'adhésion de nouveaux Etats contractants, cf. article 134(3) CBE.

Conformément à l'article 134a(2) CBE toute personne inscrite sur la liste des mandataires agréés visée à l'article 134(1) CBE est automatiquement membre de l'Institut des mandataires agréés près l'OEB (Institut).

Pour la réinscription d'un mandataire radié, cf. point IV.

II. Modification d'une inscription

Toute modification relative à une inscription doit être communiquée par écrit à la division juridique.

La division juridique doit notamment être informée sans délai de toute modification de l'adresse professionnelle, c'est-à-dire de l'adresse à laquelle le mandataire agréé est inscrit sur la liste. Les mandataires agréés sont inscrits à la dernière adresse connue tant qu'ils n'ont pas présenté une requête en modification de leur adresse ou en radiation de la liste. Afin de permettre la signification des notifications émanant de l'Office, le mandataire est tenu d'informer sans délai la division juridique de toute modification de son adresse.

L'employeur précédent peut également communiquer à l'OEB les nouvelles coordonnées d'un mandataire ; la demande de changement d'adresse doit toutefois être présentée par le mandataire lui-même. Si l'employeur a jusqu'à présent acquitté la cotisation à l'Institut, il doit aviser l'Institut que l'autorisation de prélèvement de cette cotisation est révoquée.

Si la modification influe sur votre appartenance à un groupement de mandataires agréés, une requête séparée doit être déposée au moyen du formulaire OEB 52305 (Requête en modification d'un groupement de mandataires agréés). Pour de plus amples informations concernant les groupements de mandataires agréés, veuillez vous référer au Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 28 août 2013, concernant des questions relatives à la représentation près l'OEB.

III. Radiation de la liste

Un mandataire agréé peut être radié de la liste pour les motifs visés à la règle 154 CBE.

Si aucun nouveau mandataire n'a été désigné pour les procédures en instance devant l'OEB, toutes les notifications de l'OEB seront,  après la radiation du mandataire agréé, signifiées directement à la partie concernée (demandeur/titulaire/opposant/intervenant).

1. Radiation sur requête

Conformément à l'article 134bis (2) CBE, toute personne inscrite sur la liste des mandataires agréés est automatiquement membre de l'Institut. Pour ne plus être membre de l'Institut, il lui faut donc présenter une requête explicite en radiation de la liste des mandataires agréés au titre de la règle 154(1) CBE. Cette requête doit être présentée par écrit auprès de la division juridique et en particulier, elle doit être signée par le mandataire agréé lui-même.

Toute personne qui est radiée de la liste des mandataires agréés cesse simultanément d'être membre de l'Institut. L'OEB informe l'Institut de la radiation.

L'employeur précédent peut communiquer à l'OEB les nouvelles coordonnées d'un mandataire ; la requête en radiation doit toutefois être présentée par le mandataire lui-même. Si l'employeur a jusqu'à présent acquitté la cotisation à l'Institut, il doit aviser l'Institut que l'autorisation de prélèvement de cette cotisation est révoquée.

L'Institut ne prélève pas de cotisation annuelle si la radiation est demandée avant le 1^er avril.

2. Radiation d'office

2.1 Non-paiement de la cotisation annuelle à l'Institut (règle 154(1) CBE, 2^e alternative)

Conformément à la règle 154(1) CBE, tout mandataire agréé est radié de la liste si, en dépit d’un rappel, il n'a pas acquitté la cotisation annuelle à l'Institut dans un délai de cinq moins à compter soit :
a) du 1^er janvier, pour les membres figurant sur la liste à cette date ; soit
b) de la date d’inscription, pour les membres inscrits sur la liste après le 1er janvier de l’année pour laquelle la cotisation est due.
Une procédure de radiation est engagée d'office si la cotisation annuelle n'a pas été acquittée et si aucune requête en radiation n'a été présentée. La cotisation annuelle due à l'Institut reste néanmoins exigible.

La présentation, en temps utile, de la requête en radiation permet d'éviter le paiement de la cotisation annuelle (cf. articles 4 et 6 des règles relatives au paiement de la cotisation annuelle epi), et libère l'Institut, ainsi que l'OEB, d'une charge administrative considérable.

2.2 Décès ou incapacité du mandataire agréé (règle 154(2)a) CBE)

Le décès ou l'incapacité d'un mandataire agréé peut être notifié(e) à la division juridique par un tiers.

Une pièce justificative (par exemple un certificat de décès, acte de nomination d'un tuteur ou curateur) est requise. Il convient de noter que la date du décès doit impérativement être communiquée à l'OEB. Si elle n'est pas connue, le mandataire devra éventuellement être radié pour un autre motif, par exemple pour non-paiement de la cotisation annuelle due à l'Institut. A cette fin, il est recommandé de notifier l'Institut de la révocation de l'autorisation de prélèvement.

2.3 Changement de nationalité ou domicile professionnel / lieu de l'emploi situé en dehors d'un Etat contractant (règle 154(2)b) et c) CBE)

Si les conditions visées à l'article 134(2)a) ou b) CBE ne sont plus remplies, la division juridique doit en être avisée sans délai, et le mandataire est radié de la liste conformément à la règle 154(2)b) ou c) CBE. Pour éviter une radiation d'office, il est conseillé de requérir la radiation conformément à la règle 154(1) CBE.

IV. Réinscription sur la liste

Toute personne qui a été radiée de la liste des mandataires agréés est, sur requête, réinscrite sur cette liste si les motifs qui ont conduit à sa radiation n'existent plus (règle 154(3) CBE). Il convient notamment d'acquitter à l'epi toute cotisation encore en souffrance (cf. point III, 2.1).