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Informations juridiques

Journal officiel décembre 2016

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Citation: OJ EPO 2016, A108
Online publication date: 23.12.2016

Communication du Secrétariat d'examen pour l'examen européen de qualification - Enregistrement selon la règle 28 des dispositions d'exécution du règlement relatif à l'examen européen de qualification

I. Généralité

Par la décision du conseil de surveillance de l'examen européen de qualification du 26 mars 2016, la règle 28 des dispositions d'exécution du règlement relatif à l'examen européen de qualification (DEREE) est entrée en vigueur le 1er avril 2016.

Conformément à l'article 11(1) du règlement relatif à l'examen européen de qualification (REE), les candidats qui prévoient de s'inscrire pour la première fois à l'examen européen de qualification (EEQ) doivent se faire enregistrer après avoir commencé leurs activités professionnelles au sens de l'article 11(2) REE.

Aux fins de l'article 11(2) REE, seules sont prises en considération les périodes d'activité professionnelle telles qu'elles ont été cumulées après l'enregistrement en vertu de la règle 28(1) DEREE. La période maximale d'activité professionnelle antérieure au sens de l'article 11(2) REE qui peut être prise en considération est limitée à deux mois, à condition que ladite période précède immédiatement la date de l'enregistrement.

Les articles 121 et 122 CBE ne sont pas applicables.

La version actuelle du REE et des DEREE est disponible sur le site Internet de l'examen européen de qualification (www.epo.org/eqe).

1. Période transitoire

Pendant la période transitoire jusqu'au 31 mars 2017, les candidats peuvent demander que toutes les périodes antérieures d'activité professionnelle au sens de l'article 11(2) REE soient prises en considération sans limitation de durée.

L'enregistrement est gratuit pendant la période transitoire.

2. Date d'enregistrement

Les dispositions suivantes s'appliquent après expiration de la période transitoire.

Une demande d'enregistrement au sens de la règle 28(3) DEREE est réputée avoir été présentée seulement après que les droits prescrits ont été acquittés et que toutes les pièces justificatives nécessaires ont été reçues.

La date à laquelle les deux conditions sont remplies est considérée comme la date d'enregistrement. À partir de la date d'enregistrement, la période d'activités professionnelles au sens de l'article 11(2) REE prise en considération rétroactivement ne peut dépasser un maximum de deux mois.

3. Paiement des droits

L'enregistrement est sujet à un droit seulement après que la période transitoire a expiré.

Les droits relatifs à l'EEQ ne peuvent être acquittés que par carte de crédit ou par virement bancaire. Il n'est pas possible de prélever ces droits sur un compte courant auprès de l'OEB. Si les droits prescrits ne sont pas valablement acquittés, la demande d'enregistrement sera réputée ne pas avoir été déposée.

Il est instamment recommandé aux candidats d'utiliser la carte de crédit qui permet un paiement immédiat. Les paiements par transfert bancaire sont réputés avoir été effectués à la date à laquelle le montant du virement est effectivement porté au crédit du compte bancaire de l'OEB (voir article 7 du règlement relatif aux taxes). Il est rappelé aux candidats qu'un transfert bancaire peut prendre un certain temps.

Le paiement des droits est de la seule responsabilité des candidats. Il est instamment recommandé de ne pas confier le soin du paiement des droits à des tiers.

La demande d'enregistrement ne sera traitée qu'après que les droits prescrits auront été reçus.

II. Procédure d'enregistrement

1. Accès au portail web

Les demandes d'enregistrement ne peuvent être effectuées que par l'intermédiaire du portail web de l'EEQ, en suivant précisément les instructions qui y figurent. Ce portail web est accessible depuis le site de l'EEQ : www.epo.org/eqe.

Les candidats doivent d'abord créer un compte d'utilisateur afin de pouvoir s'enregistrer.

Avant d'accéder au portail, les candidats devraient s'assurer d'avoir à leur disposition tous les documents requis (voir point 3).

2. Téléchargement des documents

Après transmission des données électroniques, les candidats recevront un résumé de l'ensemble de leurs données sous la forme d'un document PDF. Les candidats doivent imprimer et signer ce résumé et le télécharger conjointement avec toutes les pièces justificatives nécessaires (voir point 3).

Pour ce faire, un lien sera disponible à la fin du processus d'enregistrement. Ce même lien sera aussi envoyé par courriel aux candidats à leur adresse électronique enregistrée. Le lien sera actif pendant dix jours.

Tous les documents doivent être téléchargés dans les plus brefs délais afin de ne pas retarder la date d'enregistrement.

3. Pièces justificatives

Les candidats doivent fournir les documents suivants :

  • le résumé signé d'enregistrement en ligne (disponible à la fin de la procédure d'enregistrement)
  • une copie certifiée conforme d'une pièce d'identité ou du passeport en cours de validité
  • une copie certifiée conforme des diplômes universitaires (diplôme(s) et relevé(s) de notes)
  • le certificat de stage ou d'emploi signé par le responsable de stage/l'employeur et le candidat lui-même
  • le cas échéant, preuve de l'affiliation en tant qu'étudiant epi
  • tout autre document pertinent (par ex. concernant une réduction de la période d'activités professionnelles).

Si les documents téléchargés sont illisibles ou incomplets, la partie des documents qui est illisible ou incomplète est réputée ne pas avoir été reçue. Si les documents téléchargés sont infectés par un virus informatique ou qu'ils contiennent d'autres logiciels nuisibles, ils sont réputés illisibles. L'OEB n'est pas tenu de recevoir, d'ouvrir ni de traiter ces documents.

Un accusé de réception des documents téléchargés sera envoyé automatiquement par courrier électronique une fois le téléchargement terminé. Un envoi des documents sous forme papier n'est pas requis et ne sera pas pris en considération.

Le secrétariat d'examen peut demander des documents ou des informations supplémentaires.

4. Qualifications scientifiques ou techniques

Les candidats sont renvoyés à l'article 11(1)a) REE et aux règles 11 à 14 DEREE.

Eu égard à la règle 11(2) DEREE, les candidats doivent fournir un relevé de notes relatif à leur diplôme prouvant qu'au moins 80 % des heures de cours suivies ont porté sur des disciplines scientifiques et/ou techniques. Les candidats doivent également produire, le cas échéant, un relevé de notes ECTS.

Dans le cas où un candidat possède un diplôme, titre ou certificat délivré par un établissement d'enseignement situé dans un État non contractant, il doit fournir un document officiel établi par une administration compétente de l'un des États contractants certifiant que le diplôme, titre ou certificat est équivalent aux diplômes mentionnés à la règle 11 DEREE. Les candidats doivent tenir compte du fait que l'obtention d'un tel document peut prendre un certain temps.

5. Activité professionnelle

5.1 Types d'activité professionnelle

a) Dans le cas visé à l'article 11(2)a)i) REE, la personne responsable de la formation du candidat doit avoir été inscrite sur la liste des mandataires agréés près l'OEB (article 134 CBE) pendant toute la durée du stage du candidat.

b) Dans le cas visé à l'article 11(2)a)ii) REE, le certificat d'emploi seul ne satisfait pas aux conditions requises. Les candidats doivent justifier qu'ils ont commencé à représenter activement leur employeur devant l'OEB, dans le cadre d'un pouvoir général ou de pouvoirs (article 133(3) CBE), dans un certain nombre de procédures concernant des demandes de brevet européen et des brevets européens.

c) Le stage de huit mois auprès des services allemands de la propriété industrielle ne constitue pas une période d'activité professionnelle au sens de l'article 11(2)a) REE. Ceci constitue une interruption de la période de stage au sens de l'article 11(2)a) REE et doit être communiqué au secrétariat d'examen en temps utile. Dans ce cas une demande de réduction (règle 16(3) DEREE) est possible, qui est en principe déposée avec la demande d'inscription à l'examen principal.

d) Les candidats qui exercent à temps complet les fonctions d'examinateur à l'OEB doivent fournir un certificat qui est disponible sur le site Intranet de l'OEB.

e) Seule une activité professionnelle exercée pendant une période d'au moins trois mois et au minimum à mi-temps sera prise en considération.

Dans ce contexte, il est rappelé aux candidats et aux personnes responsables de leur formation qu'il est de leur devoir d'informer le secrétariat d'examen en cas de changement d'activité professionnelle.

5.2 Réduction de la période d'activité professionnelle – article 11(5) REE et règle 16(1) DEREE

Les cours suivants sont acceptés au sens de la règle 16(1) DEREE :

  • "Diplôme d'études internationales de la propriété industrielle ("cycle long")" du CEIPI à Strasbourg (années universitaires 2008/2009, 2011/2012, et les années ultérieures jusqu'à 2017/2018).
  • "Advanced Master in Intellectual Property Law and Knowledge Management" de l'université de Maastricht (années universitaires 2010/2011 et les années ultérieures jusqu'à 2016/2017).

6. Droits à acquitter - règles 7 et 8 DEREE

Le droit de base s'élève à 200 EUR.

a) Les droits relatifs à l'EEQ ne peuvent être acquittés que par carte de crédit ou par virement bancaire. Il n'est pas possible de prélever ces droits sur un compte courant auprès de l'OEB.

b) Le droit à acquitter pour chaque demande d'enregistrement et d'inscription est égal au droit de base. Ce droit n'est en aucun cas remboursable.

c) Pendant la période transitoire, l'enregistrement est gratuit.

7. Communications

Les candidats seront avisés par écrit de la décision prise par le secrétariat d'examen concernant leur demande d'enregistrement.

Les candidats déclarent qu'ils s'engagent à informer le secrétariat d'examen dans les plus brefs délais de toute modification des informations données, notamment concernant leur activité professionnelle.

III. Informations supplémentaires

Les candidats qui ont déjà été admis à passer l'EEQ (examen préliminaire ou principal) n'ont pas besoin de s'enregistrer.

Il est conseillé aux candidats de consulter régulièrement le site Internet de l'EQE. Veuillez vous référer aux questions fréquemment posées (www.epo.org/learning-events/eqe/faq_fr.html) avant de contacter le secrétariat d'examen.

1. Coordonnées des candidats

Les candidats doivent soumettre des coordonnées correctes et complètes afin de garantir toute communication en temps voulu. Si l'adresse professionnelle est utilisée, le nom de la société doit être clairement indiqué.

Les candidats doivent également indiquer une adresse de courrier électronique personnelle afin de permettre au secrétariat d'examen d'envoyer des informations importantes. Il est rappelé aux candidats que la confirmation de réception de leurs demandes d'enregistrement sera envoyée exclusivement à cette adresse électronique. Les candidats sont tenus d'informer le secrétariat d'examen de tous changements de coordonnées, afin d'assurer la réception de lettres importantes.

Toute correspondance non délivrée faute de mise à jour de leurs coordonnées par les candidats sera néanmoins réputée reçue.

Il est rappelé aux candidats que les questions relatives à l'EEQ sont de nature personnelle et que l'enregistrement et le paiement des droits ne doivent pas être confiés à des tiers. Il est de la responsabilité de chaque candidat de s'assurer que sa demande d'enregistrement complète, y compris le paiement, est reçue en temps voulu.

2. Confirmation du paiement

L'OEB ne fournit pas de factures concernant les droits relatifs à l'EEQ. Néanmoins une confirmation de paiement sera envoyée aux candidats automatiquement, une fois que leur demande d'enregistrement aura été traitée.

3. Informations relatives à la protection des données

Les données à caractère personnel soumises par les candidats seront traitées en toute équité et dans le respect des dispositions légales, aux seules fins de l'examen européen de qualification (EEQ) et notamment pour :

  • l'enregistrement et l'inscription à l'EEQ ;
  • le paiement des droits prescrits pour l'EEQ ;
  • la création et la tenue de dossiers ;
  • la procédure de recours ;
  • l'administration des copies d'examen et la procédure de notation ;
  • la publication des résultats et des statistiques concernant l'EEQ.

Les données pertinentes peuvent être transmises au service financier de l'OEB et à des prestataires de services externes afin de traiter les paiements. Ces informations ne seront toutefois pas communiquées à des tiers autres que les parties participant au traitement de ces données aux fins susmentionnées.

 

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