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Informations juridiques

Journal officiel novembre 2016

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Citation: OJ EPO 2016, A90
Online publication date: 30.11.2016

Communiqué de l'Office européen des brevets, en date du 19 octobre 2016, relatif à la règle 147 CBE modifiée

1. Par décision en date du 14 octobre 2015[ 1 ], le Conseil d'administration de l'Organisation européenne des brevets a modifié la règle 147(1) à (3) CBE. La règle 147(4) et (5) CBE reste inchangée. Les modifications concernées reflètent la réalité du stockage électronique des données à l'Office européen des brevets (OEB). Elles instaurent également le cadre d'une politique équilibrée de conservation des documents initialement soumis sur papier et incorporés ultérieurement dans le dossier électronique.

Constitution, tenue et conservation des dossiers (règle 147(1) et (2) CBE)

2. La règle 147(1) CBE modifiée précise que l'OEB constitue, tient et conserve sous forme électronique les dossiers des brevets et des demandes de brevet. La règle 147(2) CBE adapte les compétences managériales du Président conformément à l'engagement de l'OEB vis-à-vis du dossier électronique, et habilite le Président à arrêter les modalités techniques et administratives nécessaires pour permettre à l'OEB de gérer efficacement les dossiers électroniques.

Délai de conservation des documents papier incorporés dans le dossier électronique (règle 147(3) CBE)

3. Depuis le 18 mai 1998, l'OEB incorpore dans le dossier électronique toutes les pièces produites sur papier à compter de cette date. Le dossier électronique est considéré comme étant l'original (cf. règle 147(3) CBE). En mai 1998, il a été décidé de conserver et d'archiver jusqu'à nouvel ordre les pièces produites initialement sur papier[ 2 ].

4. Or, le dossier électronique s'est révélé depuis entièrement fiable, ce qui rend superflu le stockage indéfini des pièces initialement produites sur papier. C'est pourquoi la règle 147(3) CBE telle que modifiée introduit un délai de cinq ans pour conserver toute version initialement produite sur papier des documents incorporés dans le dossier électronique, délai à l'expiration duquel l'OEB peut détruire la version papier initiale, que celle-ci ait été produite par une partie ou par l'OEB[ 3 ].

5. L'OEB tient à préciser que les conséquences liées à l'expiration du délai de conservation de cinq ans ne s'appliquent pas aux versions initiales des documents produits dans un format électronique accepté. De même, la règle 147(3) CBE ne s'applique pas aux exemplaires originaux de demandes internationales PCT déposés sur papier auprès de l'OEB et conservés par celui-ci au nom du Bureau international. La règle 147(4) et (5) CBE, qui traite des délais de conservation des dossiers relatifs aux brevets et aux demandes de brevet, reste également inchangée.

Disposition transitoire

6. La règle 147(1) à (3) CBE modifiée entre en vigueur le 1er novembre 2016. Elle s'applique à toutes les demandes de brevet européen et à tous les brevets européens, sous réserve que le délai de conservation de cinq années prévu à la règle 147(3) CBE n'expire pas avant le 31 décembre 2018, quelle que soit la date à laquelle le document a été incorporé dans le dossier électronique.

 

 

[ 1 ] Décision CA/D 10/15 du Conseil d'administration en date du 14 octobre 2015, cf. JO OEB 2015, A83.

[ 2 ] Voir l'article 3(2) de la décision du Président de l'OEB, en date du 14 mai 1998, relative à la mise en œuvre et à l'utilisation progressive du système de dossier électronique PHOENIX pour la création, la gestion et la conservation des dossiers, ainsi que pour les besoins de l'inspection publique (JO OEB 1998, 360), et l'article 2(2) de la décision de la Présidente de l'OEB, en date du 12 juillet 2007, relative à l'utilisation du système de dossier électronique PHOENIX pour la création, la gestion et la conservation des dossiers (Édition spéciale n° 3, JO OEB 2007, J.1).

[ 3 ] À cet égard, les deux dispositions visées à la note 2 ci-dessus ne sont plus applicables.

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