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Recht & Praxis

Amtsblatt November 2016

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Citation: OJ EPO 2016, A90
Online publication date: 30.11.2016

Mitteilung des Europäischen Patentamts vom 19. Oktober 2016 über die geänderte Regel 147 EPÜ

1. Mit Beschluss vom 14. Oktober 2015[ 1 ] hat der Verwaltungsrat der Europäischen Patentorganisation die Absätze 1 bis 3 der Regel 147 EPÜ geändert. Die Absätze 4 und 5 bleiben unverändert. Diese Änderung trägt der Praxis der elektronischen Datenspeicherung im Europäischen Patentamt (EPA) Rechnung. Außerdem schafft sie die Basis für ein ausgewogenes Vorgehen bei der Aufbewahrung von Dokumenten, die ursprünglich in Papierform eingereicht und dann in die elektronische Akte aufgenommen wurden.

Anlage, Führung und Aufbewahrung von Akten (Regel 147 (1) und (2) EPÜ)

2. Die geänderte Regel 147 (1) EPÜ stellt klar, dass das EPA Akten von Patenten und Patentanmeldungen in elektronischer Form anlegt, führt und aufbewahrt. Absatz 2 der Regel bringt die Leitungsbefugnis des Amtspräsidenten mit dem Bekenntnis des EPA zur elektronischen Akte in Einklang und ermächtigt ihn, die nötigen technischen und administrativen Bedingungen zu bestimmen, damit das EPA die elektronischen Akten effizient verwalten kann.

Aufbewahrungsdauer für in die elektronische Akte aufgenommene Papierunterlagen (Regel 147 (3) EPÜ)

3. Seit dem 18. Mai 1998 werden im EPA alle ab diesem Tag eingereichten Papierunterlagen in elektronischen Akten erfasst. Die Unterlagen in der elektronischen Akte gelten als Originale (R. 147 (3) EPÜ). Im Mai 1998 wurde beschlossen, die ursprünglich eingereichten Papierunterlagen bis auf Weiteres aufzubewahren und zu lagern.[ 2 ]

4. Seither hat sich die elektronische Akte als absolut zuverlässig erwiesen, sodass die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung von Papierunterlagen nicht mehr notwendig ist. Die geänderte Regel 147 (3) EPÜ führt daher eine 5-jährige Aufbewahrungsdauer für die ursprünglich eingereichten Papierfassungen der in die elektronische Akte aufgenommenen Unterlagen ein, nach deren Ablauf das EPA die ursprünglich eingereichten Papierfassungen dieser Unterlagen vernichten kann – unabhängig davon, ob sie von den Parteien eingereicht oder vom EPA selbst erstellt wurden.[ 3 ]

5. Das EPA weist darauf hin, dass die Folgen des Ablaufs der 5-jährigen Aufbewahrungsdauer nicht die ursprünglichen Versionen von Dokumenten betreffen, die in einem zulässigen elektronischen Format eingereicht wurden. Ferner gilt Regel 147 (3) EPÜ auch nicht für Aktenexemplare internationaler PCT-Anmeldungen, die beim EPA in Papierform eingereicht und vom EPA für das Internationale Büro aufbewahrt werden. Die Absätze 4 und 5 der Regel 147 EPÜ, in denen die Aufbewahrungsfristen für Patent- und Patentanmeldungsakten festgelegt werden, bleiben unverändert.

Übergangsbestimmungen

6. Die geänderte Regel 147 (1) bis (3) EPÜ tritt am 1. November 2016 in Kraft. Sie gilt für alle europäischen Patentanmeldungen und Patente mit der Maßgabe, dass die in Regel 147 (3) EPÜ vorgesehene 5-jährige Aufbewahrungsdauer unabhängig davon, wann eine Unterlage in die elektronische Akte aufgenommen wurde, nicht vor dem 31. Dezember 2018 endet.

 

 

[ 1 ] Verwaltungsratsbeschluss CA/D 10/15 vom 14. Oktober 2015, siehe ABl. EPA 2015, A83.

[ 2 ] Siehe Artikel 3 (2) des Beschlusses des Präsidenten des EPA vom 14. Mai 1998 über die schrittweise Implementierung und Nutzung des elektronischen Aktensystems PHOENIX zur Aktenanlage, -führung und -aufbewahrung sowie zur Akteneinsicht (ABl. EPA 1998, 360) und Artikel 2 (2) des Beschlusses der Präsidentin des EPA vom 12. Juli 2007 über die Nutzung des elektronischen Aktensystems PHOENIX zur Aktenanlage, Aktenführung und Aktenaufbewahrung (Sonderausgabe 3 zum ABl. EPA 2007, J.1).

[ 3 ] In dieser Hinsicht verlieren die in Fußnote 2 genannten Bestimmungen ihre Gültigkeit.