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Notes de publication de la version 1.8

1. Introduction

L’OEB est heureux d'informer les utilisateurs de son système de gestion des dossiers (CMS) que la version 1.8 est désormais disponible.

Aucune installation n’est nécessaire. À partir du 29 septembre 2014, la nouvelle version sera automatiquement disponible lorsque vous vous connecterez au système pour la première fois.

2. Options de dépôt

La version 1.8 du CMS vous permet de déposer :

  • un formulaire OEB 1001 (EP direct)
  • un formulaire euro-PCT 1200
  • un formulaire PCT/RO/101, y compris des demandes se rapportant à du matériel biologique
  • un formulaire OEB 1038 (actions ultérieures pour toutes les procédures EP et PCT, excepté les procédures de recours)
    • Ceci inclut la demande d’examen préliminaire international au titre du chapitre II du PCT et l'acte d’opposition (fichier PDF uniquement)

3. Fonctionnalités supplémentaires de la version 1.8

3.1. Messages

Lorsque vous vous connecterez au système pour la première fois, vous serez invité(e) à lire – et à accepter – les conditions d’utilisation du CMS.


Fig 1 FR
Figure 1 – Message concernant les conditions d’utilisation du CMS

Si vous essayez de télécharger un fichier malveillant, il sera rejeté par le scanner de virus du CMS et vous recevrez un message d’erreur vous en informant.


Fig 2 FR
Figure 2 – Message concernant des fichiers malveillants

Si un fichier a une taille supérieure à 50 Mo, le CMS refusera de le télécharger et vous informera en conséquence.


Fig 3 FR
Figure 3 – Message s’affichant lorsque vous essayez de télécharger des fichiers trop grands

3.2. Procédure d’envoi

Dans cette version, dès que vous exécutez la tâche Envoyer la demande, une barre d’avancement s’affiche, indiquant à quel moment l’accusé de réception sera prêt.


Fig 4 FR
Figure 4 – Barre d’avancement

Une fois que la demande a été envoyée, la page s’actualise automatiquement et l'accusé de réception est accessible en cliquant sur le numéro de la demande affiché sous forme de lien hypertexte, dans l’en-tête de la demande et dans l’onglet Documents.


Fig 5 FR
Figure 5 – Accusé de réception accessible en cliquant sur le numéro de la demande

3.3. Corrections techniques mineures et correctifs de bogues

Quelques corrections techniques mineures et correctifs de bogues ont été effectués.

4. Remarque Importante

Les demandes ayant le statut Projet ou Signée lors de la mise en œuvre de la nouvelle version 1.8 passeront automatiquement au statut temporaire Vérifier. Veuillez contrôler ces demandes avant de les envoyer car il se peut qu’une partie de leur contenu ait été mis à jour.

5. Fonctionnalités contenues dans la version 1.7

Pour le bénéfice des nouveaux utilisateurs, les fonctionalités contenues dans la version précédente 1.7 sont listées ci-dessous.

5.1. Gestion des droits d'accès

Cette version permet à une personne habilitée au sein de votre organisation de gérer les droits d'accès de tous les membres de l'organisation, c'est-à-dire

  • limiter les procédures accessibles à certains utilisateurs
  • limiter les tâches accessibles à certains utilisateurs
  • limiter les droits d'administration du carnet d'adresses
  • octroyer des droits d'administration utilisateurs
  • révoquer des droits d’accès avec effet immédiat.

5.2. Fonction multi-utilisateurs

Cette fonction vous permet de partager l'accès à toutes les demandes/pièces déposées ultérieurement, de façon à ce que plusieurs personnes de votre organisation puissent intervenir sur ces demandes ou pièces (projet, paiement de taxes, signature, envoi). Dans le même temps, le système empêche une mise à jour simultanée d'une demande/pièce.

Vos droits d'accès individuels déterminent quelles demandes/pièces vous pouvez visualiser et quelles tâches vous pouvez accomplir.

5.3. Gestion du portefeuille

La gestion du portefeuille vous permet de gérer des demandes au sein de votre organisation. Vous pouvez désormais affecter des demandes à des répertoires et retirer des projets de demande.

5.4. Modèles

Vous pouvez créer des modèles, soit à partir d'une demande existante, soit de toutes pièces, et ce pour tous les types de formulaires. Les modèles sont accessibles à tous les membres d'une organisation, à condition que ceux-ci disposent des droits d’accès pour la procédure concernée.

5.5. Importation/exportation

Vous pouvez importer tout type de demandes en XML, p.ex. à partir de systèmes de gestion de brevets, à condition que le format soit compatible (spécifications pour le dépôt en ligne de l'OEB).

Vous pouvez aussi importer/exporter un carnet d'adresses (au format .csv) si vous avez les droits d’accès correspondants.

5.6. Carnet d'adresses

Le carnet d'adresses, dont les fonctionnalités ont été améliorées, peut non seulement être importé (p.ex. à partir du client de dépôt en ligne de l'OEB), mais aussi partagé avec les autres membres de l'organisation. Les possibilités de modifier le carnet d'adresses sont soumises à des droits d'accès, afin de garantir l'intégrité des données. Désormais, vous pouvez aussi organiser le carnet d'adresses en utilisant des répertoires.

5.7. Paiement des taxes

Étant donné que vous travaillez en ligne, les montants des taxes affichés sont toujours exacts. Il est maintenant possible d'acquitter n'importe quelle taxe en utilisant l'option du formulaire 1038. Le module de calcul des taxes a lui aussi été amélioré.

5.8. Lien vers les services en ligne de l'OEB

Le CMS comporte désormais un lien direct vers les services en ligne de l'OEB.

5.9. Corrections techniques mineures et débogages

Quelques corrections techniques mineures et débogages ont été effectués.

6. Note importante

Les demandes ayant le statut "Projet" ou "Signée" lors de la mise en œuvre de la nouvelle version 1.7 prendront automatiquement et provisoirement le statut " Vérifier". Veuillez contrôler ces demandes avant de les envoyer, car des éléments de leur contenu peuvent avoir été mis à jour à la suite des changements susmentionnés.

Les utilisateurs actuels du CMS bénéficieront des droits d'accès complets (à l'exception des droits d'administration utilisateurs) lors du lancement de la nouvelle version. Cela signifie qu'ils auront accès à toutes les procédures et tâches et qu'ils pourront gérer/modifier le carnet d'adresses. Peu après la mise en œuvre de la nouvelle version, l'OEB nommera pour chaque organisation une personne chargée d'agir en tant "qu'administrateur de l'organisation". Nous vous recommandons de limiter ces droits supplémentaires à une ou deux personnes. Veuillez vous reporter à l'annexe pour de plus amples informations sur la gestion des droits d’accès.

7. Annexe

7.1. Gérer les droits d’accès

  • Ouvrez le système de gestion des dossiers de l'OEB et sélectionnez l'onglet Gestion des comptes.

    Fig 6 FR
  • Vous êtes automatiquement redirigé(e) vers l'onglet utilisateurs, où vous pouvez voir tous les utilisateurs du CMS dans votre organisation.

    Fig 7 FR
  • Cliquez sur un des utilisateurs pour modifier ses droits d’accès. Ceux-ci sont subdivisés en procédures et en tâches. Les tâches s'appliquent à toutes les procédures.
  • Vous pouvez ici retirer si nécessaire les rôles d'Administration de l'organisation et de Gestion du carnet d'adresses.

    Fig 8 FR
  • La Gestion du carnet d'adresses vous autorise à importer un carnet d'adresses et à y ajouter, supprimer ou modifier des adresses. En principe, une organisation de grande taille souhaitera limiter cette option.
  • La fonction Administration de l'organisation vous permet de bloquer l'accès à un autre utilisateur et de modifier les droits d'accès.

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