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Versionshinweise Version 1.8

1. Einführung

Das EPA freut sich, den Nutzern des Case-Management-Systems mitteilen zu können, dass ab sofort die CMS-Version 1.8 verfügbar ist.

Eine Installation ist nicht erforderlich. Ab dem 29. September 2014 wird die neue Version automatisch nach dem nächsten Nutzer-Login zur Verfügung stehen.

2. Einreichungsmöglichkeiten

Mit der CMS-Version 1.8 können Sie Folgendes einreichen:

  • EPA-Formblatt 1001 (EP-Direktanmeldung)
  • EPA-Formblatt 1200 (Euro-PCT-Anmeldung)
  • PCT/RO/101, einschließlich Bezugnahmen auf biologisches Material
  • EPA-Formblatt 1038 (Nachreichungen für alle EP- und PCT-Verfahren außer Beschwerdeverfahren)
    • einschließlich Antrag nach Kapitel II PCT und Einspruchsschrift (nur PDF)

3. Zusätzliche Funktionen in Version 1.8

3.1. Meldungen

Wenn Sie sich das erste Mal einloggen, werden Sie dazu aufgefordert, die Bedingungen für die Nutzung des CMS zu lesen und zu akzeptieren.


Fig 1 DE
Abbildung 1 – Aufforderung zum Lesen der CMS-Nutzungsbedingungen

Sollte eine von Ihnen hochgeladene Datei mit einem Computervirus infiziert sein, wird sie vom Virenscanner des CMS zurückgewiesen und Sie erhalten eine entsprechende Fehlermeldung.


Fig 2 DE
Abbildung 2 – Meldung bei infizierter Datei

Dateien mit einer Größe von über 50 MB können nicht hochgeladen werden; das CMS weist Sie durch eine entsprechende Fehlermeldung darauf hin.


Fig 3 DE
Abbildung 3 – Meldung beim Hochladen einer zu großen Datei

3.2. Einreichungsvorgang

Bei Version 1.8 wird, nachdem Sie die Funktion Einreichen gestartet haben, ein Fortschrittsbalken angezeigt, an dem Sie ablesen können, wann die Empfangs¬bescheinigung verfügbar sein wird.


Fig 4 DE
Abbildung 4 – Fortschrittsbalken

Wenn der Sendevorgang abgeschlossen ist, lädt sich die Seite automatisch neu und die Empfangsbescheinigung wird im Kopf der Anmeldung sowie in der Registerkarte Dokumente automatisch als mit einem Hyperlink versehene Anmeldenummer angezeigt.


Fig 5 DE
Abbildung 5 – Über die Anmeldenummer zugängliche Empfangsbescheinigung

3.3. Technische Verbesserungen und Behebung kleinerer Mängel

Es wurden einige technische Verbesserungen umgesetzt und kleinere Mängel behoben.

4. Wichtiger Hinweis

Anmeldungen, die sich bei der Umstellung auf die neue Version 1.8 im Status Entwurf oder Signiert befinden, werden automatisch vorübergehend auf den Status Überprüfen gesetzt. Bitte überprüfen Sie solche Anmeldungen, bevor Sie sie einreichen, da ihr Inhalt möglicherweise aktualisiert wurde.

5. Zusätzliche Funktionen in Version 1.7

Auflistung der mit Version 1.7 eingeführten zur Neuerungen als Information für neue CMS-Nutzer

5.1. Zugangsrechte

In der neuen Version kann eine Person in Ihrer Organisation berechtigt werden, die Zugangsrechte aller Mitglieder zu verwalten, d. h. sie kann

  • festlegen, in welchen Verfahren die einzelnen Nutzer Handlungen vornehmen können,
  • festlegen, welche Aufgaben die einzelnen Nutzer ausführen können,
  • Rechte für die Adressbuchverwaltung zuweisen,
  • Nutzerverwaltungsrechte zuweisen und
  • einzelne Zugangsrechte mit sofortiger Wirkung widerrufen.

5.2. Mehrbenutzerzugang

Diese Funktion ermöglicht einen gemeinsamen Zugriff auf Anmeldungen und nachgereichte Dokumente, sodass verschiedene Personen in der Organisation verschiedene Handlungen für diese Anmeldungen/Dokumente vornehmen können (Formblatt erstellen, Gebühren entrichten, unterzeichnen, einreichen). Dabei verhindert das System die gleichzeitige Änderung von Anmeldungen/Dokumenten durch mehrere Nutzer.

Über die Zugangsrechte wird festgelegt, welche Anmeldungen/Dokumente Sie ansehen und welche Aufgaben Sie ausführen können.

5.3. Portfolio-Management

Diese Funktion ermöglicht die Verwaltung der Anmeldungen in Ihrer Organisation. Sie können Anmeldungen in Ordner sortieren und Entwürfe von Anmeldungen entfernen.

5.4. Vorlagen

Sie können Vorlagen für alle Formblätter erstellen, indem Sie eine vorhandene Anmeldung dazu verwenden oder eine neue Vorlage erstellen. Diese Funktion steht allen Nutzern mit den Zugangsrechten für das entsprechende Verfahren zur Verfügung.

5.5. Import/Export

Sie können alle Arten von Anmeldungen im XML-Format importieren (z. B. aus Patentmanagementsystemen), sofern sie kompatibel sind (Spezifikation EPA-Online-Einreichung).
Sie können auch Adressbücher importieren (im .csv-Format), sofern Sie über die entsprechenden Zugangsrechte verfügen.

5.6. Adressbuch

Neben der Möglichkeit, Adressbücher importieren zu können (z. B. aus dem Client für die EPA-Online-Einreichung), wurden weitere funktionale Verbesserungen vorgenommen, und alle Nutzer einer Organisation greifen nun auf dasselbe Adressbuch zu. Um die Adressdaten zu schützen, unterliegt ihre Bearbeitung Zugangsrechten. Sie können nun im Adressbuch Ordner anlegen.

5.7. Gebührenzahlung

Da Sie online arbeiten, sind die angezeigten Gebührenbeträge immer auf dem neuesten Stand. Sie können nun alle Gebühren über das Formblatt 1038 entrichten. Der Bereich Gebührenzahlung wurde verbessert.

5.8. Link zur Online-Einreichung des EPA

Das CMS enthält nun einen direkten Link zu den Online-Diensten des EPA.

5.9. Technische Verbesserungen und Behebung kleinerer Mängel

Es wurden einige technische Verbesserungen umgesetzt und kleinere Mängel behoben.

6. Wichtige Hinweise

Anmeldungen, die sich bei der Umstellung auf die neue Version im Status "Entwurf" oder "Signiert" befinden, werden automatisch vorübergehend auf den Status "Geändert/Überprüfung erforderlich" gesetzt. Bitte überprüfen Sie solche Anmeldungen, bevor Sie sie einreichen, da ihr Inhalt aufgrund der oben genannten Änderungen möglicherweise aktualisiert wurde.

Vorhandene Nutzer werden nach der Umstellung auf die neue Version über alle Zugangsrechte (außer der Nutzerverwaltung) verfügen. Das heißt, sie haben Zugriff auf alle Verfahren und Aufgaben und können das Adressbuch verwalten und bearbeiten. Kurz nach der Umstellung wird das EPA pro Organisation eine Person zum Verwalter der Organisation bestimmen. Wir empfehlen, dieses Zusatzrecht nur einer oder zwei Personen zu gewähren. Nähere Informationen zur Verwaltung der Zugangsrechte finden Sie im Anhang.

7. Anhang

7.1. Zugangsrechte verwalten

  • Öffnen Sie das Case-Management-System und klicken Sie auf die Registerkarte Kontoverwaltung.

    Fig 6 DE
  • Sie befinden sich automatisch im Reiter Nutzer. Hier werden alle CMS-Nutzer Ihrer Organisation angezeigt.

    Fig 7 DE
  • Klicken Sie auf einen Nutzer, um seine Zugangsrechte zu verwalten. Diese sind in Verfahren und Aufgaben untergliedert. Die Aufgaben gelten für alle Verfahren.
  • Hier können Sie gegebenenfalls die Funktionen Verwaltung der Organisation und Verwaltung des Adressbuchs deaktivieren.

    Fig 8 DE
  • Verwaltung des Adressbuchs umfasst das Recht, Adressbücher zu importieren sowie Adressen hinzuzufügen, zu löschen und zu bearbeiten. In größeren Organisationen werden diese Rechte in der Regel eingeschränkt.
  • Verwaltung der Organisation umfasst das Recht, den Zugang anderer Nutzer zu sperren.