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FAQ: Die wichtigsten Änderungen der Vorschriften für das laufende Konto und ihrer Anhänge ab 1. Dezember 2017

Seit 1. Dezember 2017 akzeptiert das EPA nur noch Abbuchungsaufträge, die in einem elektronisch verarbeitbaren Format erteilt werden. Das bedeutet, dass Abbuchungsaufträge, die in Papierform oder einem unzulässigen Format eingereicht werden, nicht mehr gültig sind und nicht ausgeführt werden.

Diese und weitere Änderungen wurden im Zuge der Überarbeitung der Vorschriften über das laufende Konto und ihrer Anhänge vorgenommen und in einer Mitteilung des EPA vom 27. September 2017 in der Zusatzpublikation 5, ABl. EPA 2017 bekannt gemacht. Die nachstehende Auflistung häufig gestellter Fragen enthält zusätzliche Informationen über die wichtigsten Änderungen. Sie ist zur allgemeinen Information gedacht; die Zuständigkeit der mit dem Verfahren betrauten Organe bleibt davon unberührt.

Fragen

Umstellung auf die ausschließliche Online-Verarbeitung von Abbuchungsaufträgen

Validierung von Zahlungen in Sammelabbuchungsaufträgen

Teilweise Abbuchung/Teilwiderruf des Abbuchungsauftrags/Auffüllung eines laufenden Kontos

Antworten

Warum wurden die VLK und ihre Anhänge umstrukturiert?

Die Struktur dieser Vorschriften ist viele Jahre unverändert geblieben. Die Einführung einiger Änderungen bot die Gelegenheit, sie klarer, leichter lesbar und einheitlicher zu gestalten.

Abgesehen von der Umstellung auf die Online-Verarbeitung von Abbuchungsaufträgen haben sich die Vorschriften nicht wesentlich geändert.

Die Nummern der VLK in der Fassung von 2015 entsprechen den folgenden der Neufassung von 2017:

2015 2017
Nummer 1
Nummer 1
Nummer 2 Nummer 2
Nummer 3
Nummer 1
Nummer 4
Nummer 3
Nummer 5
Nummer 4
Nummer 6 Nummer 5
Nummer 7
Nummer 6
Nummer 8
Nummer 7
Nummer 9
gestrichen
Nummer 10
Nummer 2
Nummer 11
Nummer 8

Umstellung auf die ausschließliche Online-Verarbeitung von Abbuchungsaufträgen


Was bedeutet die Umstellung auf die ausschließliche Online-Verarbeitung von Abbuchungsaufträgen?

Diese Umstellung bedeutet, dass Abbuchungsaufträge nur noch im elektronisch verarbeitbaren XML-Format über einen der in Nummer 5.1.2 VLK genannten elektronischen Einreichungswege erteilt werden können.


Warum hat das EPA auf die Online-Verarbeitung von Abbuchungsaufträgen umgestellt?

Durch die weitere Straffung der Arbeitsabläufe und die erleichterte Zahlungsabwicklung soll die Verwaltung der laufenden Konten für den Anmelder wie für das Amt vereinfacht werden. Schon jetzt tätigt die überwältigende Mehrheit der Nutzer die Gebührenzahlung über die verschiedenen Online-Tools des EPA.


Was sind die Vorteile für die Nutzer?

Neben der Verkürzung der Bearbeitungszeit hat die ausschließliche Online-Erteilung von Abbuchungsaufträgen für die Nutzer auch Vorteile bei der Kontenführung:

  • Die Bearbeitung von Abbuchungsaufträgen in Papierform nahm mehr Zeit in Anspruch. Im neuen System werden die Kontostände nicht mehr durch parallel eingereichte Papier- und Online-Aufträge verzerrt, und Papieraufträge müssen nicht mehr separat überwacht werden. Dies verringert das Risiko einer nicht ausreichenden Kontodeckung.
  • Die Nutzer erhalten einen Überblick über alle mit einem der Online-Zahlungssysteme erteilten offenen Abbuchungsaufträge und können alle Kontobewegungen und Kontostände einsehen. Es kommt nicht mehr zu doppelten Abbuchungen oder sonstigen Doppelzahlungen durch die Übermittlung von Papieraufträgen per Fax, die schriftlich per Post bestätigt werden.
  • Es erfolgt eine automatische Bestätigung des Eingangs elektronischer Abbuchungsaufträge in den EPA-Zahlungs- und Einreichungssystemen.
  • Bei Nutzern der Online-Gebührenzahlung werden dank systeminterner Validierungen (z. B. der Gebührencodes und zugehörigen Verfahren sowie der Anmeldenummern) weniger Zahlungsfehler auftreten.

Wirken sich die neuen Einreichungs- und Formaterfordernisse auch auf die automatische Abbuchung aus?

Ja. Automatische Abbuchungsaufträge werden nur akzeptiert, wenn sie in einem elektronisch verarbeitbaren Format – z. B. über die auf der EPA-Website bereitgestellte Online-Gebührenzahlung – erteilt werden.


Was passiert, wenn ich einen automatischen Abbuchungsauftrag vor dem 1. Dezember 2017 in Papierform eingereicht habe? Muss ich ihn nochmals online einreichen?

Nein. Die ausschließliche Online-Verarbeitung von (automatischen) Abbuchungsaufträgen gilt nur für neue (automatische) Abbuchungsaufträge, die am oder nach dem Tag des Inkrafttretens der neuen Vorschriften am 1. Dezember 2017 erteilt werden.


Welche anderen Möglichkeiten habe ich, wenn ich die Systeme zur Online-Einreichung bzw. -Zahlung für die Abbuchung von meinem laufenden Konto beim EPA nicht nutze?

Wenn Sie für einige oder alle Abbuchungsaufträge diese Tools nicht nutzen möchten, müssen Sie zu einer anderen vom EPA angebotenen Zahlungsart wechseln, d. h. Banküberweisung oder Kreditkartenzahlung.

 

1. Welche anderen Möglichkeiten habe ich, wenn ich die Systeme zur Online-Einreichung bzw. -Zahlung für die Abbuchung von meinem laufenden Konto beim EPA nicht nutze?


Wenn ich beim Einreichen des EPA-Formblatts 1038E in der Online-Einreichung die Registerkarte "Anmerkungen" dazu verwende, das EPA zur Abbuchung bestimmter Gebührenbeträge anzuweisen, gilt das als elektronische Zahlung?

Nein. Anweisungen zur Abbuchung von Gebühren in der Registerkarte "Anmerkungen" sind unwirksam und werden vom EPA nicht ausgeführt. Als Serviceleistung wird das EPA Sie aber entsprechend informieren.


Wenn ich ein Formblatt 1010 an das EPA-Formblatt 1038E anhänge oder es über die Web-Einreichung einreiche, gilt das als elektronisch verarbeitbares Format?

Nein, denn der Abbuchungsauftrag selbst ist nicht elektronisch verarbeitbar. Er ist daher unwirksam und wird nicht ausgeführt. Als Serviceleistung wird das EPA Sie aber entsprechend informieren.


In meinen Schriftsätzen bitte ich gewöhnlich das EPA vorsichtshalber, alle weiteren fälligen Gebühren abzubuchen, die ich in meinem Abbuchungsauftrag möglicherweise übersehen habe. Wie werden solche Aufträge nach den neuen Vorschriften behandelt?

Solche Aufträge sind unwirksam und werden vom EPA nicht ausgeführt. Auch nach den alten Vorschriften waren sie unzulässig, da Abbuchungsaufträge klar, eindeutig und vorbehaltlos sein müssen.

Ist jedoch in einem Abbuchungsauftrag ein zu geringer Betrag angegeben, so wird das EPA den Fehlbetrag von Amts wegen abbuchen, den Anmelder mittels Formblatt 2935 entsprechend informieren und ihm eine Frist von zwei Monaten zur Anfechtung der Feststellung des EPA setzen.


Was kann ich tun, wenn mein IT-System abstürzt, während ich gerade einen Abbuchungsauftrag einreiche?

In einem solchen Fall können Sie die Gebühren stattdessen per Kreditkarte oder Banküberweisung zahlen.

Wir empfehlen, für den Fall von Computerabstürzen in Ihrem Betrieb ein internes Sicherheits-/Notfallverfahren einzurichten.


Was kann ich tun, wenn ich am letztmöglichen Zahlungstag einer bestimmten Gebühr wegen einer Systemstörung meinen Abbuchungsauftrag nicht einreichen kann und nicht sicher bin, ob die Ursache dem EPA zuzurechnen ist?

Die Zeiten, zu denen die Systeme aufgrund von Wartungsarbeiten nicht verfügbar sein werden, veröffentlicht das EPA in der Regel im Voraus auf seiner Website. Wir empfehlen, sich auf der Website über solche Ausfallzeiten zu informieren, bei denen die Schutzmaßnahmen nach Nummer 5.5 VLK greifen.

Wenn Sie auf der EPA-Website keine Hinweise auf Systemprobleme finden können und weiterhin Zweifel an der Ursache des Problems haben, können Sie die ausstehende Gebühr (z. B. per Banküberweisung) unter Zahlung der Zuschlagsgebühr von 10 % (s. Artikel 7 (3) b) GebO) entrichten und einen Antrag nach Artikel 7 (3) GebO stellen. Parallel sollten Sie einen Antrag nach Nummer 5.5 VLK stellen und darauf hinweisen, dass die zulässigen elektronischen Einreichungswege für Abbuchungsaufträge (s. Nummer 5.1.2. VLK) nicht verfügbar waren, denn die Einreichungs- oder Zahlungssysteme des EPA können in Ausnahmefällen aus anderen Gründen als Wartungsarbeiten nicht zur Verfügung stehen (z. B. technische Störung). Die nach Artikel 7 (3) b) GebO entrichtete Zuschlagsgebühr wird zurückgezahlt, wenn sich erweist, dass die Systemstörung tatsächlich dem EPA zuzurechnen war.


Ich muss meine Anmeldung nach Artikel 75 (1) b) EPÜ bei der zuständigen nationalen Behörde einreichen und möchte meine Gebühren über mein laufendes Konto entrichten. Mein nationales Patentamt bietet aber nicht die Möglichkeit der Online-Einreichung. Kann ich trotzdem das Formblatt EPA Form 1010 verwenden?

Nein. Form 1010 wird seit 1. Dezember 2017 nicht mehr akzeptiert und steht nicht mehr auf der EPA-Website zur Verfügung.

Mit dem neuen Formblatt EPA Form 1020 können Sie jedoch das EPA beauftragen, die Gebühren, die bei der Einreichung entrichtet werden können, von Ihrem laufenden Konto abzubuchen, und das automatische Abbuchungsverfahren auswählen (indem Sie das entsprechende Kästchen im Formblatt ankreuzen).

Das EPA hat dieses Formblatt insbesondere auf die Bedürfnisse von Anmeldern ausgerichtet, die Anmeldungen nicht online einreichen können, weil die zuständige nationale Behörde keine Online-Einreichung vorsieht.

Das neue Formblatt EPA Form 1020 kann nur für Einreichungen nach Artikel 75 (1) b) EPÜ verwendet werden.

Alternativ können Sie die Zahlung losgelöst von der Einreichung direkt online beim EPA vornehmen. In diesem Fall können Sie Form 1038E in der Online-Einreichung (OLF) oder im CMS verwenden. Aufgrund der Back-end-Validierungen kann jedoch möglicherweise nicht per Online-Gebührenzahlung (OFP) gezahlt werden, wenn die zuständige nationale Behörde die Anmeldeunterlagen noch nicht an das EPA weitergeleitet hat.


Validierung von Zahlungen in Sammelabbuchungsaufträgen


Was ist der Zweck dieser neuen Funktion?

Sie dient dazu, die Ausführung von Abbuchungsaufträgen für Anmeldungen zu blockieren, die nicht mehr beim EPA anhängig sind, um so den Verwaltungsaufwand für die Rückzahlung unwirksamer Gebühren aufseiten der Nutzer und des EPA zu reduzieren. Dabei werden in einem Sammelabbuchungsauftrag enthaltene Aufträge, die die Zahlung von Jahresgebühren für "endgültig abgeschlossene" europäische Patentanmeldungen oder erteilte Patente betreffen, automatisch zurückgewiesen.

Ebenso zurückgewiesen werden in einem Sammelabbuchungsauftrag enthaltene Aufträge, die die Zahlung von Gebühren für einen Rechtsübergang in Bezug auf "endgültig abgeschlossene" europäische Patentanmeldungen betreffen.


Was passiert, wenn eine Zahlung irrtümlich von der Validierungsfunktion zurückgewiesen wird?

Nach der Validierung erhalten Sie eine systemgenerierte Nachricht, dass die Zahlung nicht ausgeführt werden konnte. Die Nachricht kann jederzeit ausgedruckt oder heruntergeladen werden und wird im Kontoverlauf im Ordner "Zurückgewiesene Zahlungen" gespeichert. Dadurch können sowohl Sie als auch das EPA die Angelegenheit zurückverfolgen. Wird also eine Zahlung irrtümlich zurückgewiesen, hat dies keinen Rechtsverlust zur Folge, und der Tag der versuchten Zahlung wird als Zahlungstag anerkannt.


Teilweise Abbuchung/Teilwiderruf des Abbuchungsauftrags/Auffüllung eines laufenden Kontos


Was passiert, wenn das Guthaben meines laufenden Kontos nicht für alle in meinem Abbuchungsauftrag angegebenen Gebühren ausreicht? Bucht das EPA dann trotzdem Gebühren ab, und wenn ja, welche?

Ja. Früher wurde ein Abbuchungsauftrag überhaupt nicht ausgeführt, wenn das Guthaben nicht für alle Gebührencodes zu einer bestimmten Anmeldung ausreichte. Nun wird er aber zumindest teilweise ausgeführt: Die Gebühren werden in aufsteigender Reihenfolge der Gebührencodes abgebucht, solange das Guthaben ausreicht.

Beispiel

Eine EP-Anmeldung hat 38 Seiten und wird am 12.12.2017 eingereicht. Ein Abbuchungsauftrag wird über das CMS erteilt, und zwar für die Anmeldegebühr (001), die Zusatzgebühren (501), die Recherchengebühr (002), die Benennungsgebühr (005) und die Prüfungsgebühr (006). Der Kontostand beträgt 857 EUR.

Die Gebühren werden in der folgenden Reihenfolge abgebucht: 001, 002, 005, 006 und 501, bis das Guthaben aufgebraucht ist. Sobald das Konto aufgefüllt ist, werden die noch offenen Gebühren mit Wirkung vom Tag der Auffüllung abgebucht.

Wird jedoch das laufende Konto nicht rechtzeitig aufgefüllt bzw. wird ein Abbuchungsauftrag erst am letzten Zahlungstag der fälligen Gebühren eingereicht, ist unter Umständen eine Weiterbehandlung erforderlich.

Auf jeden Fall liegt es in der Verantwortung des Kontoinhabers, dafür zu sorgen, dass sein laufendes Konto für alle erteilten Abbuchungsaufträge ausreichend gedeckt ist.


Gilt die teilweise Abbuchung auch für das automatische Abbuchungsverfahren?

Ja.


Kann ich meinen Abbuchungsauftrag teilweise widerrufen?

Ja. Nach den neuen Vorschriften können Gebühren auch einzeln widerrufen werden, vorausgesetzt, der Widerruf wird bis Mitternacht (MEZ) des Eingangstages des ursprünglichen Abbuchungsauftrags beim EPA eingelegt. Früher musste der Abbuchungsauftrag im Ganzen widerrufen werden.

Achtung: ein automatischer Abbuchungsauftrag kann nur über die Online-Gebührenzahlung im Rahmen der Online-Dienste widerrufen werden. Wie bisher kann er naturgemäß nur im Ganzen widerrufen werden.


Wenn ich mein laufendes Konto auffülle, wann wird diese Auffüllung dann in der Online-Gebührenzahlung sichtbar?

Im Allgemeinen am nächsten Arbeitstag nach dem Eingang der Auffüllung beim EPA.